Biuletyn Informacji Publicznej
Starostwa Powiatowego w Kole

W Starostwie Powiatowym w Kole wprowadzono „Procedurę zgłaszania przypadków podejrzenia naruszenia prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń Zarządzeniem Nr OR.120.33.2024 Starosty Kolskiego z dnia 7 października 2024 r. w sprawie wdrożenia w Starostwie Powiatowym w Kole procedury zgłaszania przypadków podejrzenia naruszenia prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń. 

Link do Zarządzenia nr OR.120.33.2024 Starosty Kolskiego z dnia 7 października 2024 r.:

https://www.bip.starostwokolskie.pl/plik,14119,zarzadzenie-nr-or-120-33-2024-starosty-kolskiego-z-dnia-7-pazdziernika-2024-r-w-sprawie-wdrozenia-w-starostwie-powiatowym-w-kole-procedury-zglaszania-przypadkow-podejrzenia-naruszenia-prawa-oraz-ochrony-osob-dokonujacych-zgloszen.pdf

Link do Procedury zgłaszania przypadków podejrzenia naruszenia prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń:

https://www.bip.starostwokolskie.pl/plik,14120,procedura-zglaszania-przypadkow-podejrzenia-naruszenia-prawa-oraz-ochrony-osob-dokonujacych-zgloszen.pdf

Jeżeli jest Pan/Pani w posiadaniu informacji o naruszeniu prawa, do którego doszło lub może dojść, uzyskanej w kontekście związanym z pracą w Starostwie Powiatowym w Kole lub współpracą ze Starostwem Powiatowym w Kole, to posiada Pan/Pani prawo dokonania zgłoszenia podejrzenia naruszenia prawa.

Rekomenduje się korzystanie z wewnętrznego sposobu zgłaszania w ramach „Procedury zgłaszania przypadków podejrzenia naruszenia prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń”,
w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

I.                    Kto może dokonać zgłoszenia.

Zgodnie z art. 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, zgłoszenia może dokonać, między innymi: osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą w Starostwie Powiatowym w Kole, w tym: pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, wolontariusz, praktykant, funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834); żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).

Ustawę stosuje się także do osoby fizycznej, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.

II.                 Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:

1. dane osoby zgłaszającej,
2. datę i miejsce sporządzenia,
3. dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa,
4. opis nieprawidłowości.

III.              Jakie naruszenia prawa można zgłosić.

    Informacje o działaniu lub zaniechaniu, które jest niezgodne z prawem lub które ma na celu obejście prawa, w obszarze:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane
    z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

IV.              Zgodnie z przyjętą w Starostwie Powiatowym w Kole „Procedurą zgłaszania przypadków podejrzenia naruszenia prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń” mogą Państwo dokonać zgłoszenia poprzez wypełnienie formularza stanowiącego załącznik nr 1 do Procedury.

V.                Formularz można dostarczyć do Starostwa Powiatowego w Kole na dwa sposoby:

1. pisemnie - w formie listownej na adres: Starostwo Powiatowe w Kole, ul. Sienkiewicza 21/23, 62-600 Koło, z dopiskiem na kopercie, np. „Zgłoszenie podejrzenia naruszenia prawa – Sekretarz Powiatu Kolskiego do rąk własnych”;
2. za pomocą poczty elektronicznej na adres: zgłoszenia@starostwokolskie.pl
   w zaszyfrowanym pliku; szyfr do pliku należy przekazać osobiście (pokój numer 103 w Starostwie Powiatowym w Kole) lub telefonicznie pracownikowi Biura Rady i Zarządu pod numerem telefonu 063 2617863.

VI.              Kroki, które zostaną podjęte po przyjęciu zgłoszenia spełniającego wymagania określone w ustawie:

1. Wyznaczony pracownik prześle potwierdzenie wpływu zgłoszenia (w terminie 7 dni);
2. Starostwo Powiatowe w Kole przeprowadzi tzw. działania następcze, w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa;
3. Zostanie przesłana informacja zwrotna w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia; w przypadku zgłoszenia zewnętrznego termin ten może zostać przedłużony do 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu 3 miesięcy. Informacja zwrotna sporządzona będzie w formie pisemnej, zawierając wskazanie czy zgłoszone podejrzenie naruszenia prawa było zasadne czy nie.
4. Zgłoszenia anonimowe oraz takie, co do których nie da się w sposób jednoznaczny zidentyfikować osoby dokonującej zgłoszenie, pozostawia się bez rozpatrzenia.
5. Informację można zgłosić tylko imiennie, tj. podając swoje imię i nazwisko oraz adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej.
6. W przypadku zgłoszenia podejrzenia naruszenia prawa, możliwe jest zwrócenie się do osoby dokonującej zgłoszenia, o udzielenie dodatkowych wyjaśnień. Kontakt z osobą zgłaszająca może odbywać się zarówno pisemnie jak i za pomocą poczty elektronicznej.

VII.           Warunki objęcia sygnalisty ochroną wraz ze wskazaniem środków ochrony prawnej zawarte są w § 8 i § 9 „Procedury zgłaszania przypadków podejrzenia naruszenia prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń”.

VIII.        Ochrona danych osobowych zawartych w zgłoszeniu.

Dane osobowe osoby dokonującej zgłoszenia - sygnalisty, świadka, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby dostarczającej dowody lub informacji oraz osoby, której zarzuca się naruszenie prawa, są zachowywane w poufności i nie są udostępnianie innym pracownikom ani osobom trzecim.  Wyjątek stanowią osoby, którym dane należy udostępnić w celu prowadzenia czynności następczych związanych ze zgłoszeniem lub innych czynności wymaganych odrębnymi przepisami. Zgłoszenie jest obsługiwane wyłącznie przez osoby do tego upoważnione.

IX.              Zasady dotyczące przetwarzania Pana/Pani danych osobowych:

1. Pracownik, po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia działania następczego.
2. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
3. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem podlegają zniszczeniu po upływie okresu przechowywania, z zastrzeżeniem ust. 5.
5. W przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych, lub sądowo-administracyjnych nie podlegają zniszczeniu na zasadach określonych w ust. 3.
6. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania Pana/Pani danych osobowych w związku ze zgłaszaniem przypadków podejrzenia naruszenia prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń stanowi Załącznik nr 2 do Procedury oraz zamieszczona jest poniżej:

X.                Charakter podjętych działań następczych opisany jest w § 6 „Procedury zgłaszania przypadków podejrzenia naruszenia prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń”.

XI.              Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16 ustawy.

W sytuacji, gdy sygnalista dokonuje zgłoszenia przypadku podejrzenia naruszenia prawa i doszło do naruszenia poufności, a Komisja stwierdzi, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że naruszono prawo, jest On chroniony i nie podejmuje się względem Niego działań odwetowych.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w art. 16 ust. 1 ustawy, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

XII.           Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich.

Biuro RPO w Warszawie - Aleja Solidarności 77, 00 - 090 Warszawa

Telefon centrali (+ 48 22) 55 17 700

e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl